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お疲れ様です。
今回は、新社会人でビジネスメールや報告書の書き方が分からない人向けの記事です。
起承転結、序論本論結論などの学校で習った書き方を捨て逆ピラミッドの書き方を覚えましょう。
逆ピラミッドの構成とは：
新聞などの分野で良く使用される文章構成法です。重要な題材から先に書き、後になるほど重要度が低い題材を記載していきます。利点は大きく３つあります。
1.先に重要な情報が記載されているため、読み手が満足したタイミングで離脱することができる。
2.先に結論が書いてあれば文書やプレゼンでの理解がしやすくなる。
3.編集で詰める時に後ろからカットしやすい。
ビジネスでは3の目的としては使いませんが、1、2は強力な効果を発揮します。
いつでも読むことをやめることができるという利点：
メールで上長などの管理職と同僚などの作業者に対して一斉に報告メールをするケースを考えます。
逆ピラミッド構成の文章の場合、先に概要と結論、その後に結論を補強する情報が並びます。一般的に管理職は結論に興味があり、詳細な情報は不要なことが多いです。
この場合逆ピラミッド構成の文章では結論まで読んだ段階でメールを読むことを辞めることができます。
対して実作業者の同僚へは同じ状況になったときの対処方法や、具体的なログの記載内容など詳細な情報が必要になってきます。詳細な情報を後回しにすれば、各員のメール内の事柄との関係の度合いによって読む範囲を読み手側で決めることができます。
先にゴールを共有する利点：
長い文章を読んだり何かの発表を聞くとき、「この人何が言いたいのかなあ？」と感じたことは無いでしょうか。
先にゴールを共有することは文章だけでなく、プレゼンや会議における発表においても重要です。先に結果などの目的を提示することで、後から提示する理由や補足情報を筋道だてて覚えておくことができ、結果に興味がある人にとっては集中して内容を聞き入れる動機にもなります。
合わせてプレゼンや会議などでは事前に期待値のコントロールも重要です。
これはこれを聞く事で何が得られるのか、聞き終わった後にどういう反応が欲しいのかという事柄を本題に入る前にすり合わせる事を言います。先にこの点をすり合わせておけば、漫然と聞くことにならずこちらが欲しいリアクションを念頭に聞いてくれるので集中もしやすく反応の内容も良くなります。
ビジネス文書の具体的な書き方：
メール文面を念頭に具体的な書き方を示します。あくまでも一例ですので、自分のスタイルに合った方法を見つけてください。
1.まず概要と結論を1～3行くらいで纏めます。
（例）自動デプロイシステムにてPKGにバグがありソースの内容に変更が無くてもビルドに失敗する場合があります。
2.次に聞き手にとって欲しいアクションを書きます。
回答や意見が欲しいのか、ただの報告なのか、注意喚起なのかなど。
（例）バージョン**.**を使用されている方はご注意ください。
3.次に結論に達した大きな理由を書きます。ここは場合によっては複数になることもあります。
（例）aaa.projとbbb.projは共にNuGetの***モジュールを参照していますが、aaaにはNuGetの復元処理が指定されていますが、bbbには復元処理は指定されていません。
デプロイシステムでビルドが並列で実行されているため、aaaの復元処理がbbbのビルド開始までに終われば全体のビルドも成功するのですが、間に合わない場合は全体のビルドが失敗します。
4.最後に上記理由の補足状況を記載していきます。
ここも必要に応じて複数になります。重要なものから記載していきましょう。
（例）当該エラーが発生した場合ビルドバッチのログに以下に出力されます
（ここにログの抜粋を記載）
ビルドバッチログは通常の設定では参照することができません、
ビルドの設定ファイルにて以下の記述を追加してください。
（ここに設定内容を記載）
いかがでしたでしょうか、ビジネス文書の書き方について参考になれば幸いです。
ありがとうございました。